Betriebsorganisation optimieren (Modul 4)

Sie möchten, dass alle Abläufe im Betrieb wirtschaftlich, schnell und termingenau geschehen? Kundenanfragen und -aufträge sind beispielsweise rasch und kompetent zu bearbeiten?
Sie stellen hohe Anforderungen an die persönliche und fachliche Qualifikation der Mitarbeiter, damit sie in der Lage sind, möglichst viele unterschiedliche Aufgaben zu bewältigen? Außerdem wollen Sie mit Ihren Mitarbeitern ein gutes Einvernehmen und ein zielentsprechendes Zusammenwirken herstellen?

Wir gestalten die Abläufe zweckmäßig, qualitätssichernd und ermitteln die kürzesten Durchlaufwege. Für die Darstellung verwenden wir Flussdiagramme (Datenflussplan), wo genau beschrieben und dargestellt wird, welche Daten in den Ablauf eingehen, welche Stellen an Arbeitsabläufen beteiligt sind, welche Datenträger bzw. Programme benutzt werden und welche Ergebnisse sich aus dem Ablauf ergeben.
Im Bereich des Personals setzen wir auf Funktionsbeschreibungen, die Qualifikation der Mitarbeiter und deren Weiterentwicklung als langfristige Zukunftsvorsorge für den Betrieb.

Ihr Nutzen:

  • Sie arbeiten effizienter und können dadurch mehr Anfragen- und Aufträge bearbeiten.
  • Sie reduzieren die Anzahl der Kundenreklamationen und haben weniger Nacharbeitskosten.
  • Sie haben eine klare Abgrenzung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
  • Sie haben zufriedenere Kunden und Mitarbeiter.
  • Sie haben eine rückläufige Mitarbeiter-Fluktuation.
  • Sie haben transparente Abläufe und können Korrekturen rascher umsetzen.

Ablauf:

  • Wir skizzieren und analysieren die IST-Abläufe anhand eines typischen Geschäftsablaufes:
    • Auftragseingang (Vertrieb) – Auftragsannahme – Arbeitsvorbereitung – Einkauf/Lager – Produktionsplanung (bei produzierenden Unternehmen) – Auslieferung/Montage – Fakturierung – Finanzbuchhaltung – Mahnwesen.
    • Dabei suchen wir u. a. nach Schwachstellen wie z.B. zu lange Durchlaufzeiten, schleppende Terminabwicklung, überflüssige Abläufe, mangelnde Benutzerfreundlichkeit bei Arbeitsmitteln usw.
  • Wir planen die neuen Abläufe und prüfen gleichzeitig, in welchen Bereichen digitale Maßnahmen die Arbeit erleichtern. Die Abläufe teilen wir in folgende Gruppen ein:
    • Führungsprozesse (Planung, Controlling, Betriebsorganisation, Personal, usw.)
    • Leistungsprozesse (Auftragsabwicklung, Montage, Einkauf/Lager, usw.)
    • Unterstützende Prozesse (Rechnungswesen, Infrastruktur, usw.)
  • Wir setzen an bestimmten Punkten des Ablaufes Messpunkte, um Fehlentwicklungen rechtzeitig zu identifizieren und zu korrigieren.
  • Im Bewertungsgespräch bewerten wir die Ergebnisse und die Wirksamkeit der Maßnahmen.

Fakten:

  • Dauer: 2 Workshop-Tage je 8 Stunden und 1 Bewertungsgespräch ca. 4 Stunden
  • Wo: vor Ort in Ihrem Betrieb
  • Teilnehmer: Geschäftsführer und Personen von der Auftragsabwicklung, Vertrieb, Arbeitsvorbereitung, Einkauf/Lager, Produktionsplanung (bei produzierenden Unternehmen), Fertigung/Montage/Engineering, Rechnungswesen
  • Projektdauer gesamt: 3-5 Wochen
  • Ablauf: IST-Abläufe skizzieren – optimierte Abläufe festlegen – Messpunkte setzen – Wirksamkeit überprüfen

Wenn Sie Ihren Betrieb effektiv und effizient aufstellen und die Mitarbeiter-Fluktuation verringern wollen, dann fragen Sie jetzt bei mir an: office@betriebsoptimierer.at